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AVISO DE PRIVACIDAD POLITICA PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

El PARQUE RESIDENCIAL TORRES DE CASTILLA P.H., dando cumplimiento a la Constitución Política de Colombia, a la Ley 1266 de 2008, Ley 1581 de 2012, y sus Decretos Reglamentarios, adopta la Política de Protección de Datos Personales, con el propósito de proteger la información obtenida de sus propietarios, tenedores y terceros, y cualquier otra persona natural que tenga contacto con la copropiedad, para garantizar el ejercicio de sus derechos.

El presente aviso establece los términos y condiciones en virtud de los cuales el PARQUE RESIDENCIAL TORRES DE CASTILLA P.H., identificado con el NIT 900542.465-1, ubicado en Bogotá, en la Av cra 80 N 8C 85, realizará el tratamiento de sus datos personales, con las siguientes finalidades en relación con los servicios y beneficios ofrecidos, dentro de los que se encuentran los siguientes:

  1. Permitir el acceso a las instalaciones del PARQUE RESIDENCIAL TORRES DE CASTILLA P.H
  2. Gestionar y realizar las transacciones que como Copropietario, Residente, visitante de residente o Proveedor del PARQUE RESIDENCIAL TORRES DE CASTILLA P.H. sean necesarias.
  3. Suscribir, modificar y terminar las relaciones contractuales que sean necesarias con los Copropietarios, Residente y Proveedores; así como también gestionar y hacerle seguimiento a todos los contratos que hayan sido suscritos y se encuentren vigentes.
  4. Gestión, control y trazabilidad de las operaciones que se realicen con ocasión al cumplimiento del objeto social del PARQUE RESIDENCIAL TORRES DE CASTILLA P.H
  5. Establecer un canal de comunicación con Usted a fin de informarle las novedades con respecto a los servicios y beneficios ofrecidos que puedan ocurrir.
  6. Gestionar, controlar y custodiar toda la información relacionada con copropietarios, residentes, proveedores y empleados del PARQUE RESIDENCIAL TORRES DE CASTILLA P.H
  7. Contactar al titular del dato a través de medios telefónicos, correo electrónico, SMS, Whatsapp o chat para el envío de información de interés de la copropiedad en general o del inmueble en particular.
  8. Suministrar información a terceros para el desarrollo de los fines de la propiedad horizontal, como contador, revisor fiscal, abogados y otros contratistas que requieren de la información para el cumplimiento de sus fines.
  9. Grabar las instalaciones de la copropiedad y las personas que habitan en ella como sus visitantes para efectos de seguridad.
  10.  Envío de información de interés.

La copropiedad garantiza los derechos de privacidad e intimidad en el tratamiento de los datos personales que recolecte y en consecuencia todas sus actuaciones se regirán por los principios de legalidad, finalidad, libertad, veracidad o calidad, transparencia, acceso y circulación restringida, y seguridad, y pone a su disposición el correo electrónico admontorresdecastilla@gmail.com para que puedan ejercer sus derechos. La Política de Protección de Datos se encuentra en la oficina de la administración o una copia en portería para acceso de todos los propietarios, tenedores y terceros del PARQUE RESIDENCIAL TORRES DE CASTILLA P.H., también el titular del dato podrá hacer la solicitud por escrito para ser enviada vía correo electrónico o físico, garantizando los derechos que tienen con relación al tratamiento de su información.

AVISO GENERAL De acuerdo con lo establecido en ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013, el PARQUE RESIDENCIAL TORRES DE CASTILLA – PH, entidad privada sin ánimo de lucro debidamente registrada de acuerdo con las normas vigentes en Colombia, identificada con NIT 900542.465-1, domiciliado en la Av cra 80 N 8C 85 de Bogotá D.C., email: admontorresdecastilla@gmail.com ; Teléfono: 3123255934; informa que a la fecha ha recolectado y procesado datos personales de terceros para asuntos inherentes al ejercicio de la administración y seguridad de la copropiedad. Estos datos incluyen identificación, contacto, correo electrónico, información corporativa de terceros, fotos y videos, entre otros. Con el propósito de continuar con el tratamiento de datos personales de conformidad con la legislación, el PARQUE RESIDENCIAL TORRES DE CASTILLA – PH, ha establecido una Política de Tratamiento de Datos Personales, en la cual los titulares podrán encontrar los derechos que les asisten y los procedimientos para ejercerlos, documentos que podrá solicitar por correo electrónico o físicamente en la oficina de administración. En caso de no estar de acuerdo con el tratamiento de datos personales, el titular podrá solicitar, en cualquier momento, su corrección, actualización o eliminación siguiendo el procedimiento de PQRS (PROCEDIMIENTOS PARA PREGUNTAS, QUEJAS, RECLAMOS Y SUGERENCIAS – PQRS), el cual podrá depositar en el buzón físico ubicado en la portería o enviar al correo electrónico admontorresdecastilla@gmail.com  (adjuntando toda la información que debe tener un PQRS). Representante legal CLAUDIA MARCELA ZAMORA GUABA C.C. No. 1.030.548.149

POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE INFORMACIÓN Y MANUAL INTERNO DE POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS PARA LA PROTECCIÓN Y EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES DEL CONJUNTO RESIDENCIAL PARQUE RESIDENCIAL TORRES DE CASTILLA – PROPIEDAD HORIZONTAL

1. ALCANCE

El PARQUE RESIDENCIAL TORRES DE CASTILLA, se permite efectuar la presente Política de Protección de Datos Personales, con el fin de que sea aplicado a todas las personas pertenecientes a la copropiedad, teniendo en cuenta las disposiciones legales para el mismo y toda la información recolectada, adoptando un Manual interno de las políticas y procedimientos en que se basará la copropiedad para garantizar el adecuado uso y cumplimiento de la Ley, y en especial para la atención de consultas y reclamos por parte de los titulares de la información.

A el PARQUE RESIDENCIAL TORRES DE CASTILLA, le asiste ser garante de la protección a los derechos del Habeas Data, la intimidad y el acceso a la información, siendo responsable sobre el tratamiento de los datos recolectados, almacenados o para su uso, circulación o supresión, razón por la cual, en concordancia y cumplimiento con la normatividad vigente, se expide la presente Política de Protección de Datos Personales.

2. MARCO LEGAL

La presente se ejecuta en concordancia a la Ley, pues se debe entrar a mirar el marco legal que la rige para que de esta manera se cobijen cada uno de los derechos y obligaciones que, tanto la Constitución como el Legislador han implementado hasta el día de hoy.

Se establecen como lineamientos jurídicos la siguiente normatividad:

  • Constitución Política de 1991 artículos 15 del Habeas Data, 20 y 74 sobre acceso a la información.
  • Ley 1266 del 31 de diciembre de 2008 “Por la cual se dictan las disposiciones generales del Habeas Data y se regula el manejo de la información contenida en bases de datos personales, en especial la financiera, crediticia, comercial, de servicios y proveniente de terceros países y se dictan otras disposiciones”.
  • Decreto Reglamentario 1727 del 15 de Mayo de 2009 “Por el cual se determina la forma en la cual los operadores de los bancos de datos de información financiera, crediticia, comercial, de servicios y la proveniente de terceros países, deben presentar la información de los titulares de la información.”
  • Ley 1581 del 17 de Octubre 2012 “Por el cual se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales”
  • Decreto Reglamentario 1377 del 27 de junio de 2013 “Por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 1581 de 2012”.
  • Ley 1712 del 6 de marzo de 2014 ““Por medio de la cual se crea la ley de transparencia y del derecho de acceso a la información pública nacional y se dictan otras disposiciones”.
  • Decreto Reglamentario 103 de 2015 ““Por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 1712 de 2014 y se dictan otras disposiciones”
  • Sentencias de la Corte Constitucional C-1011 de 2008 mediante la cual se estudia la exequibilidad de la Ley Estatutaria 1266 de 2008 y C-748 de 2011 mediante la cual se estudia la exequibilidad de la Ley Estatutaria 1581 de 2012.

3. IDENTIFICACIÓN DEL RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

El PARQUE RESIDENCIAL TORRES DE CASTILLA, Propiedad Horizontal legalmente constituida bajo el NIT. 900.542.465-1, representada legalmente por la señora CLAUDIA MARCELA ZAMORA GUABA, mayor de edad identificada con cédula de ciudadanía No. 1.030.548.149, será la responsable de salvaguardar los datos personales de todos los propietarios, residentes, visitantes y contratistas de la copropiedad, brindando la debida protección en concordancia con lo contemplado en el marco legal.

No obstante lo anterior, la administración para el manejo de algunas de las bases de datos usadas, autoriza el acceso a los siguientes encargados: a) Para el manejo de las cámaras de seguridad, se habilita al personal de seguridad propio del Conjunto facultado para tal fin, con el único propósito de usarlas en el marco de sus obligaciones y previa autorización de la administración. b) Para fines contables, el contador(a) y sus auxiliares, el tesorero, el administrador y el revisor fiscal y c) Para procesos administrativos, el administrador y el equipo de administración.

4. DEFINICIONES

  • Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de Datos Personales.
  • Aviso de Privacidad: Comunicación verbal o escrita generada por el Responsable, dirigida al Titular para el Tratamiento de sus Datos Personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las Políticas de Tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del Tratamiento que se pretende dar a los datos personales.
  • Base de Datos: Conjunto organizado de Datos Personales que sea objeto de Tratamiento.
  • Dato Personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
  • Dato Sensible: Información que afectan la intimidad de las personas o cuyo uso indebido puede generar discriminación (Origen racial o étnico, orientación policita, convicciones filosóficas o religiosas, pertinencia a sindicatos u organizaciones sociales o derechos humanos, datos de salud, vida sexual y biométricos.)
  • Dato semiprivado: Es semiprivado el dato que no tiene naturaleza intima, reservada, ni publica y cuyo conocimiento y divulgación puede interesar no sólo a su titular sino a cierto sector o grupo de personas, o a la sociedad en general, como el dato financiero y crediticio.
  • Dato privado: Es el dato que por su naturaleza intima o reservada solo es relevante para el titular.
  • Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de Datos Personales por cuenta del Responsable del Tratamiento. En los eventos en que el Responsable no ejerza como Encargado de la Base de Datos, se identificará expresamente quién será el Encargado.
  • Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la Base de Datos y/o el Tratamiento de los datos.
  • Términos y Condiciones: marco general en el cual se establecen las condiciones para los participantes de actividades comerciales o afines.
  • Titular: Persona natural cuyos Datos Personales sean objeto de Tratamiento.
  • Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre Datos Personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
  • Transferencia: La transferencia de datos tiene lugar cuando el Responsable y/o Encargado del Tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es Responsable del Tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.
  • Transmisión: Tratamiento de Datos Personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un tratamiento por el Encargado por cuenta del Responsable.
  • Documento de Archivo: Es el registro de información producida o recibida por una entidad pública o privada en razón de sus actividades o funciones.
  • Datos abiertos: Son todos aquello datos primarios o sin procesar, que se encuentran en formatos estándar e interoperables que facilitan su acceso y reutilización, los cuales están bajo la custodia de las entidades públicas o privadas que cumplen con funciones públicas y que son puestos a disposición de cualquier ciudadano, de forma libre y sin restricciones, con el fin de que terceros puedan reutilizarlos y crear servicios derivados de los mismos.

5. PRINCIPIOS GENERALES PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

El PARQUE RESIDENCIAL TORRES DE CASTILLA, actuando en calidad de Responsable del Tratamiento de Datos Personales, para el adecuado desarrollo de sus gestiones administrativas, así como para el fortalecimiento de sus relaciones con terceros, recolecta, almacena, usa, circula y suprime Datos Personales correspondientes a personas naturales que hacen parte integral de la copropiedad, siendo residentes o propietarios de las propiedades privadas que conforman la propiedad.

Así mismo, la Ley 1581 de 2012 Ley de HABEAS DATA, junto con las demás normas que la modifican, complementan o adicionan, se rigen por unos principios generadores que EL PARQUE RESIDENCIAL TORRES DE CASTILLA implementará de manera armónica, para proteger de manera integral los intereses colectivos e individuales de cada copropietario, y son:

  • Principio de máxima publicidad para titular universal: Toda información en posesión, bajo control o custodia de un sujeto obligado es pública y no podrá ser reservada o limitada sino por disposición constitucional o legal, de conformidad con la Ley.
  • Principio de legalidad: La recolección, uso y tratamiento de datos personales se fundamentará en lo establecido por la Ley y las demás disposiciones que la desarrollen.
  • Principio de finalidad: La recolección, uso y tratamiento de datos personales obedecerán a una finalidad legítima de acuerdo con la Constitución y la Ley, la cual será informada al titular de los datos.
  • Principio de libertad: La recolección, uso y tratamiento de datos personales sólo puede ejercerse con el consentimiento previo, expreso e informado del titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento.
  • Principio de veracidad o calidad: La información sujeta a tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.
  • Principio de transparencia: En la recolección, uso y tratamiento de datos personales debe garantizarse el derecho del titular a obtener del responsable del tratamiento o del encargado, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan.
  • Principio de acceso y circulación restringida: La recolección, uso y tratamiento de datos sólo podrá hacerse por personas autorizadas por el titular y/o por las personas previstas en la Ley y demás normas que la desarrollan.
  • Principio de seguridad: Los datos personales e información sujeta a tratamiento público, será objeto de protección y deberá manejarse con las medidas y recursos técnicos, humanos y administrativos que sean necesarios para brindar seguridad a los registros, así como con la adopción de herramientas tecnológicas de protección, evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
  • Principio de confidencialidad: Todas las personas que intervengan en la recolección, uso y tratamiento de datos personales que no tengan la naturaleza de públicos están obligadas a garantizar la reserva de la información, incluso luego de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el tratamiento.
  • Principio de facilitación: Los responsables del tratamiento deberán facilitar el ejercicio del derecho de acceso a la información, excluyendo exigencias o requisitos que puedan obstruirlo o impedirlo.
  • Principio de no discriminación: De acuerdo al cual el responsable del tratamiento de datos deberá entregar información a todas las personas que lo soliciten, en igualdad de condiciones, sin hacer distinciones arbitrarias.
  • Principio de gratuidad: Según el cual, el acceso a la información es gratuito y no se podrá cobrar valores adicionales al costo de reproducción de la información.
  • Principio de celeridad: Este principio busca la agilidad en el trámite y la gestión administrativa.

6. PERSONAS A QUIENES SE LES SUMINISTRA LA INFORMACIÓN

Teniendo en cuenta lo señalado en la Ley Estatutaria 1581 de 2012 artículo 13°, la información suministrada por parte del PARQUE RESIDENCIAL TORRES DE CASTILLA, será suministrada a las siguientes personas:

  1. A los titulares o sus representantes legales.
  2. A las entidades públicas o administrativas en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.
  3. A los terceros autorizados por el titular o por la ley.

Derechos de los niños, niñas y adolescentes

El PARQUE RESIDENCIAL TORRES DE CASTILLA, al momento de hacer la recolección, uso y tratamiento de los datos personales, velará por la protección de los niños, niñas y adolescentes. Queda fuera de este tratamiento, la recolección de datos personales de niños, niñas y adolescentes, salvo sean configurados como datos de carácter público.

7. EXCEPCIONES AL ACCESO A LA INFORMACIÓN

De acuerdo a lo contemplado en la Ley 1712 de 2014 título III artículos 18 al 23° “Por medio de la cual se crea la Ley de Transparencia y del Derecho de Acceso a la Información Pública Nacional y se dictan otras disposiciones.”, se encuentran estipuladas unas excepciones para el acceso a la información, y por las que el PARQUE RESIDENCIAL TORRES DE CASTILLA se rige.

8. DEBERES COMO RESPONSABLES DEL TRATAMIENTO DE DATOS

El PARQUE RESIDENCIAL TORRES DE CASTILLA, como responsable del tratamiento de datos personales, se compromete a:

  • Garantizar al titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.
  • Solicitar y conservar copia de la respectiva autorización otorgada por el titular, para el uso y tratamiento de los datos personales.
  • Informar debidamente al Titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten, en virtud de la autorización otorgada.
  • Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
  • Garantizar que la información que se suministre al encargado del tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
  • Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al encargado del tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a éste, se mantenga actualizada.
  • Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al encargado del tratamiento.
  • Suministrar al encargado del tratamiento, según el caso, únicamente datos cuyo tratamiento esté previamente autorizado.
  • Exigir al encargado del tratamiento en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del titular.
  • Tramitar las consultas y reclamos formulados.
  • Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la ley y para la atención de consultas y reclamos.
  • Abstenerse de circular información que esté siendo controvertida por el titular y cuyo bloqueo haya sido ordenado por la Superintendencia de Industria y Comercio.
  • Registrar en la base de datos respectiva, la leyenda “reclamo en trámite” en la forma en que se regula en la presente ley.
  • Insertar en la base de datos la leyenda “información en discusión judicial” una vez notificado por parte de la autoridad competente sobre procesos judiciales relacionados con la calidad del dato personal.
  • Permitir el acceso a la información únicamente a las personas que pueden tener acceso a ella.
  • Informar a solicitud del titular sobre el uso dado a sus datos.
  • Informar a la Superintendencia de Industria y Comercio cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los titulares.
  • Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.

9. AVISO DE PRIVACIDAD

En los casos que sea imposible poner a disposición del titular la presente Política de Protección de Datos, el PARQUE RESIDENCIAL TORRES DE CASTILLA deberá informar por medio de un aviso de privacidad acerca de estas políticas.

Este aviso, se pondrá en conocimiento a través de medios verbales, físicos, electrónicos, tecnológicos o el formato idóneo que se adecue para que el titular del tratamiento reciba una información veraz, informándole acerca del procedimiento que se va a dar para implementar dichas políticas; el aviso se enviará al correo electrónico o dirección física cuando se disponga de dicha información. En caso contrario, se publicará en la portería de la copropiedad en documento dirigido al titular de los datos.

Así mismo, dicho aviso deberá contener la siguiente información:

  • Nombre o razón social y datos de contacto del responsable del tratamiento.
  • El tratamiento al cual serán sometidos los datos y la finalidad del mismo.
  • Los derechos que le asisten al titular.
  • Los mecanismos dispuestos por la entidad para que el titular conozca la Política para el Tratamiento de Datos Personales y los cambios sustanciales que se produzcan en ella o en el Aviso de Privacidad.
  • Información sobre consulta y acceso a la Política para el Tratamiento de Datos Personales.

10. AUTORIZACIÓN PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

10.1 FUNCIÓN DE PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES

El PARQUE RESIDENCIAL TORRES DE CASTILLA actuará como responsable del tratamiento de sus datos personales y hará uso de estos únicamente para las finalidades para las que se encuentra facultado, especialmente las señaladas en el título “Modo en que se utiliza la información” de la presente política y sobre la base de la ley y la normatividad vigente.

Datos de identificación del responsable del tratamiento:
Nombre: PARQUE RESIDENCIAL TORRES DE CASTILLA
Dirección: AV Cra 80 N 8c 85 Bogotá
Teléfono: 3123255934
Correo: admontorresdecastilla@gmail.com

10.2 DATOS QUE SE RECOPILAN

El PARQUE RESIDENCIAL TORRES DE CASTILLA recolecta la información y datos personales en el momento en que son ingresados en el sistema, los datos suministrados por cada copropietario, mediante archivos, PQR´S, asambleas de copropietarios, datos de ingreso para el control de entradas como la huella o chip, en las cuales el titular informa libremente sus datos personales, principalmente los relacionados con su nombre, tipo y número de documento de identidad, dirección de domicilio, dirección de correo electrónico, número telefónico de contacto, entre otros.

El PARQUE RESIDENCIAL TORRES DE CASTILLA podrá solicitar información adicional (sensible), la cual podrá ser suministrada por parte del titular de manera libre y voluntaria.

10.3 FINALIDADES GENERALES 

Con la autorización del titular de la información, el PARQUE RESIDENCIAL TORRES DE CASTILLA, ejecuta el siguiente tratamiento:

  • Permitir el acceso a las instalaciones del PARQUE RESIDENCIAL TORRES DE CASTILLA P.H
  • Gestionar y realizar las transacciones que como Copropietario, Residente, visitante de residente o Proveedor del PARQUE RESIDENCIAL TORRES DE CASTILLA P.H. sean necesarias.
  • Suscribir, modificar y terminar las relaciones contractuales que sean necesarias con los Copropietarios, Residente y Proveedores; así como también gestionar y hacerle seguimiento a todos los contratos que hayan sido suscritos y se encuentren vigentes.
  • Gestión, control y trazabilidad de las operaciones que se realicen con ocasión al cumplimiento del objeto social del PARQUE RESIDENCIAL TORRES DE CASTILLA P.H
  • Establecer un canal de comunicación con Usted a fin de informarle las novedades con respecto a los servicios y beneficios ofrecidos que puedan ocurrir.
  • Gestionar, controlar y custodiar toda la información relacionada con copropietarios, residentes, proveedores y empleados del PARQUE RESIDENCIAL TORRES DE CASTILLA P.H
  • Contactar al titular del dato a través de medios telefónicos, correo electrónico, SMS, Whatsapp o chat para el envío de información de interés de la copropiedad en general o del inmueble en particular.
  • Suministrar información a terceros para el desarrollo de los fines de la propiedad horizontal, como contador, revisor fiscal, abogados y otros contratistas que requieren de la información para el cumplimiento de sus fines.
  • Grabar las instalaciones de la copropiedad y las personas que habitan en ella como sus visitantes para efectos de seguridad.
  • Envío de información de interés.
  • Para fines administrativos propios de la copropiedad.
  • Hacer un censo sobre todos los residentes que habitan la copropiedad.
  • Dar tratamiento y respuesta a las peticiones, quejas, reclamos, denuncias, sugerencias y/o felicitaciones presentados a la copropiedad.
  • Tener una base de datos con todos los residentes que habitan la copropiedad.
  • Conocer y consultar la información del titular del dato que reposen en bases de datos de entidades públicas o privadas.
  • Envío de información de interés general.
  • Determinar la cantidad de residentes que asisten a las Asambleas de Copropietarios.
  • Verificar el pago de las expensas necesarias que necesita la copropiedad por parte de los residentes del mismo.
  • Digitalizar la huella dactilar de cada residente, para determinar y monitorear el ingreso y salida, para la protección de todas las personas que integran la copropiedad, con el fin de que personas inescrupulosas intenten ingresar con fines delictivos.

10.3.1 Finalidades Para Los Visitantes

Además de las finalidades enunciadas en el numeral anterior, los Datos Personales de los visitantes del PARQUE RESIDENCIAL TORRES DE CASTILLA, serán recopilados, usados, almacenados, actualizados, transmitidos y/o transferidos con las siguientes finalidades, según aplique:

  • Acceder a los servicios del PARQUE RESIDENCIAL TORRES DE CASTILLA
  • Participar en eventos, actividades recreativas y similares realizados en el PARQUE RESIDENCIAL TORRES DE CASTILLA, incluyendo su realización y/o comunicación a través de redes sociales, medios digitales o cualquier otro medio que se estime pertinente.
  • Los participantes de las actividades enunciadas en este punto autorizan a publicar sus registros biométricos (como fotos o videos) en los medios utilizados habitualmente por el PARQUE RESIDENCIAL TORRES DE CASTILLA, incluyendo redes sociales, para informar al público de la realización y/o resultado de estas.
  • Para actuar en casos de emergencia.

 

10.3.2 Finalidades Para Proveedores, Contratistas Y Asesores

Además de las finalidades generales enunciadas, los Datos Personales de los proveedores del PARQUE RESIDENCIAL TORRES DE CASTILLA, serán recopilados, usados, almacenados, actualizados, transmitidos y/o transferidos con las siguientes finalidades, según aplique:

  • La ejecución de la relación comercial o contractual que sostenga el PARQUE RESIDENCIAL TORRES DE CASTILLA con sus proveedores, contratistas y asesores, derivada de la prestación de servicios o suministro de bienes, ya sea a través de contratos u órdenes de compra y exigir el cumplimiento de esta.
  • Registrarlo como proveedor o contratista en las bases de datos y los sistemas de información PARQUE RESIDENCIAL TORRES DE CASTILLA
    • Contactarlo para efectos del cumplimiento o ejecución de la Relación Contractual
    • Procesar pagos; expedir o solicitar facturas e información relacionada con estas.
    • Tratar los datos de los empleados y contratistas que utilice para la ejecución de la Relación Contractual, cuando sea necesario para la ejecución de la misma.
    • Realizar análisis estadísticos y reportes de mercadeo.
    • Reportar los datos personales a las autoridades competentes (especialmente tributarias) que así lo requieran.

10.3.3 Finalidades Para Propietarios y Arrendatarios

Además de las finalidades generales enunciadas, los Datos Personales de los propietarios y arrendatarios del PARQUE RESIDENCIAL TORRES DE CASTILLA, serán recopilados, usados, almacenados, actualizados, transmitidos y/o transferidos con las siguientes finalidades, según aplique:

  • Atender los lineamientos de la Ley 675 de 2001 que regula la Propiedad Horizontal.
  • Realizar citaciones para la realización de Asambleas Generales tanto Ordinarias como Extraordinarias.
  • Para el cobro de las cuotas de administración y los arrendamientos de las áreas comunes.
  • Para contactar en caso de emergencia por hechos ocurridos en las áreas comunes o en las privadas de su competencia.
  • Para cumplir con las solicitudes de las autoridades competentes como Policía, Alcaldía, Sanidad y DIAN, entre otras.
  • Para informar sobre anomalías en las unidades privadas a su cargo.
  • Para difundir información de interés general a través de canales como el correo electrónico, grupos de Whatsapp o mensajes de texto.
  • Para iniciar procesos jurídicos por falta de pago de las expensas comunes o la cesión o arrendamiento de las áreas comunes.

En todo caso se entiende que para que el Equipo de Administración, Contaduría, Revisoría fiscal y Asesoría legal del Conjunto pueda cumplir con los fines administrativos y contables previstos por la ley, se hace necesario que el personal que labora y asesora en estas áreas, tenga acceso a la información de los copropietarios y arrendatarios quienes cancelan las cuotas de administración y arrendamientos con los que se sufragan los costos de la copropiedad y quienes por ende deben ser contactados ante eventuales necesidades del PARQUE RESIDENCIAL TORRES DE CASTILLA, como también para el cumplimiento de los fines legales, tales como la Asistencia a la Asamblea de Copropietarios y la Conformación del Libro de Registro de Propietarios y Arrendatarios. Así mismo deberán tener acceso a la información de proveedores, contratistas y asesores de todas las áreas, para verificar la correcta ejecución de los objetos contractuales y, en consecuencia, gestionar los respectivos pagos, solicitar las garantías y los mantenimientos necesarios.

De otra parte y en desarrollo de lo anterior, la recolección de datos por parte del PARQUE RESIDENCIAL TORRES DE CASTILLA, contará con la siguiente información para cumplir las finalidades ya mencionadas:

  • SISCO: Es un Sistema Contable de Propiedad Horizontal que maneja la información de Propietarios, Arrendatarios, Proveedores y Contratistas, para cada una de las personas naturales registradas en el sistema (bien sea en nombre propio o como representante legal de una persona jurídica), la información solicitada es la siguiente: Tipo de Identificación, Número de identificación, Nombres y Apellidos, Dirección y Correo Electrónico. Resaltamos que esta información es exclusivamente para uso contable. En el caso de los proveedores o contratistas, se registra Nit o número de cédula, nombre o razón social, teléfono o celular, dirección y correo electrónico.
  • Libro de propietarios y arrendatarios: En cumplimiento del numeral 2 del artículo 51 de la Ley 675 de 2001 y bajo los lineamientos de la Ley 1581 de 2012, la copropiedad lleva el libro de registro de propietarios y arrendatarios que contiene los datos personales y de contacto de los propietarios y residentes, libro que se actualiza con base en la información contenida en el formato de actualización de datos de la copropiedad.
  • Formato de Actualización de Datos: Para mantener actualizado el libro de propietarios y arrendatarios, se solicita que por cada unidad se diligencia un formato que requiere la siguiente información: No. Unidad, Teléfono, Datos de Propietarios (nombre, documento de identificación, correo electrónico, celular, números de parqueadero y depósitos asignados), Datos de Arrendatarios (nombre, documento de identificación, correo electrónico, celular, profesión, números de parqueadero y depósitos asignados), Datos de Vehículos y Motos (Marca, Placa), Datos de Bicicletas (cantidad y descripción), Mascotas (clase de animal, cantidad, raza, información de vacunas e indicación de cuidador), Datos de Empleadas (nombre, número de identificación, teléfono, celular y días de ingreso), Contacto de Emergencia para la Unidad (nombre, teléfono y celular). La anterior información se solicita además, con el fin de preservar la seguridad de los propietarios, arrendatarios, residentes y visitantes y además para proceder en caso de emergencia.
  • Carpeta de Apartamentos: Para llevar un control detallado de la gestión realizada y del comportamiento de cada apartamento, el Conjunto conserva una carpeta por cada unidad privada, en la cual se conserva entre otra, la siguiente información personal: contratos de arrendamiento, certificado de libertad y tradición, así como correspondencia general.
  • Vehículos: Se diligencia un archivo Excel para efectos de control de ingreso, en el que se conserva la siguiente información: placa, tipo de vehículo, nombre del propietario de este y número de apartamento. De este documento se entrega una copia a la vigilancia.
  • Datos de arrendatarios: Se maneja una base de datos en Excel que contiene la información de arrendatarios de zonas comunes y mensualidades de parqueaderos, la cual contiene la siguiente información: nombre, número de identificación, teléfono, correo y dirección física. Esta misma información está respaldada físicamente en las carpetas denominadas “CONTRATOS PARQUEADEROS Y ZONAS COMUNES”:
  • Proveedores, Contratistas y Asesores: Cada proveedor, contratista o asesor, cuenta con una carpeta que contiene los contratos, RUT y Certificado de Existencia y Representación Legal, Cédula del Representante Legal, Certificación Bancaria, Hoja de Vida para el caso de personas naturales y datos de contacto como teléfonos, direcciones y correos electrónicos. En el caso que impliquen provisión de personal como aseo o vigilancia, las empresas en cumplimiento de las disposiciones legales, entregan copia de los soportes de seguridad social de sus empleados, los cuales son verificados por el PARQUE RESIDENCIAL TORRES DE CASTILLA, para realizar el trámite de pagos, sin que ello implique que los mismos sean incluidos en una base de datos.

Esta información la conserva la copropiedad con el fin de llevar estricto control de sus compromisos contractuales, por lo que cada carpeta contiene la información de los contratos firmados por el representante legal de la copropiedad (aseo, seguridad, mantenimientos, asesorías, entre otros), en la cual se archivan los documentos precontactuales, el texto del contrato y los soportes de la ejecución. Adicionalmente se registran los datos del personal que acude a realizar los mantenimientos, tales como nombre, número de identificación y teléfono de contacto.

  • Contabilidad: Se tiene carpeta física con los recibos de caja, consignaciones, egresos y soportes de estos (en algunos documentos puede haber información personal). Estas carpetas con la contabilidad aprobada, se empastan y están en la biblioteca de la oficina de administración. También se cuenta con los Tres (3) libros de contabilidad estipulados por la Ley 675 de 2001 atinente a la Propiedad Horizontal, Libro de actas de consejo, Libro de actas de asamblea y libro de registro de propietarios y residentes (mencionado previamente), así como los tres (3) libros avalados por la DIAN, Mayor y balances, Inventarios, Diarios.
  • Seguros: Se tiene almacenamiento físico en carpetas y digital con información acerca de los avalúos y pólizas de las áreas comunes de la Edificación.
  • Documentos Generales: Se tiene un archivo físico que contiene comunicaciones y documentos provenientes de autoridades competentes como la Alcaldía y de los bancos (extractos). En algunos de estos documentos puede haber información personal.
  • PQRS: Se encuentra en digital mediante la trazabilidad de correos electrónicos y en físico con el almacenamiento de la siguiente información: Tipo de requerimiento (Petición, Queja, Reclamo o Sugerencia), Nombres y apellidos, Tipo y número de identificación, Teléfono de contacto, Descripción, Forma cómo desea recibir la respuesta (Físico o correo electrónico), y espacio para adjuntar soportes y/o documentos. Y en físico mediante el formato que contiene la siguiente información: Tipo de requerimiento (Petición, Queja, Reclamo o Sugerencia), Nombres y apellidos, Tipo y número de identificación, Teléfono de contacto, Descripción, Forma cómo desea recibir la respuesta (Físico o correo electrónico), y espacio para adjuntar soportes y/o documentos. Las reclamaciones de cada una de las unidades se conservan en su propia carpeta, en la que puede existir información referente a eventuales procesos jurídicos, tutelas, querellas o similares, donde se archiva desde la primera comunicación hasta el cierre del mismo caso
  • Archivo Muerto: Como quiera que puede haber información personal a la que ya no se le está dando uso pero que se conserva con fines históricos o para posteriores consultas, la copropiedad realiza almacenamiento de la misma en unos cuartos auxiliares existentes en los bloques del Conjunto a los cuales se accede solo a través de llaves que controla la administración y que contienen el archivo muerto de la copropiedad.
  • Minutas: PARQUE RESIDENCIAL TORRES DE CASTILLA cuenta con la siguiente minuta operada por el personal de seguridad denominada a. Visitantes Vehiculares: Se incluye la siguiente información: fecha, hora, nombre del visitante, unidad a la que se dirige, placa del vehículo y nombre del guarda que autoriza el ingreso. b. Minuta de Servicio: se registran datos de los visitantes peatonales que incluyen los siguientes datos: fecha, hora, nombre, documento de identificación, nombre de la persona que autoriza y nombre del guarda. Así mismo en esta minuta se registran novedades sobre el puesto y pueden incluir datos personales.
  • Informes: En razón a la gestión desplegada por los diferentes órganos de administración, se realizan y conservan archivos elaborados por el administrador, el contador, el revisor fiscal y el veedor, los cuales podrían contener información personal como nombres y cédulas.
  • Correo Electrónico: A través de este medio, los propietarios, arrendatarios, proveedores, visitantes u otros interesados, dirigen solicitudes a la administración, las cuales son respondidas por este mismo medio, razón por la cual puede contener datos personales de quienes radican la solicitud o sobre la persona sobre la cual eventualmente puede versar la PQRS.
  • Procesos Jurídicos: La copropiedad cuenta con un archivo de los procesos jurídicos que se adelantan contra copropietarios, arrendatarios, proveedores, contratistas u otros, en el que reposa información personal de los demandados como nombres y apellidos, documento de identificación y dirección de notificación. Así mismo reposan datos personales del apoderado del proceso, que contienen los siguientes datos: nombres y apellidos, documento de identificación, número de tarjeta profesional y datos de contacto como teléfono y dirección.

Actas del Comité de Convivencia: La copropiedad conserva las actas, en las cuales pueden constar nombres y cédulas de las personas (arrendatarios o propietarios) cuya problemática se trata.

  • SG – SST: En cumplimiento de la normatividad del Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo, el personal del PARQUE RESIDENCIAL TORRES DE CASTILLA, realiza almacenamiento de información en digital y en físico de documentos tales como planillas, formatos y exámenes ocupacionales, entre otros.
  • CCTV: Por razones de seguridad, el CCTV captura imágenes y videos de las instalaciones y del personal que recorre las mismas, como visitantes, empleados, residentes o contratistas. Las zonas videograbadas se encuentran debidamente señalizadas y las grabaciones se conservan en los DVR de la copropiedad bajo condiciones de seguridad y protocolos que serán descritos en el Manual Interno de Políticas y Procedimientos para la Protección y el Tratamiento de Datos Personales.
  • Base de Datos Biométrica de residentes: Para controlar el ingreso y salida de personas autorizadas, se registra en un dispositivo de marca ZKT la huella digital para la apertura de las puertas de ingreso y controles de seguridad al interior de la
  • Listado de Menores para Eventos: Cuando el Conjunto realiza eventos especiales para los menores de edad, en fechas especiales como el día del niño, Halloween o novenas, toma un censo de los menores que asistirán, recaudando de cada uno de ellos nombre, edad, dirección, teléfono y nombre del acudiente. Para la recolección de esta información que incluye datos biométricos como toma de fotos y videos para inclusión de informes de gestión, se contará con la autorización del mayor responsable del niño.

10.4 DERECHOS DE LOS TITULARES DE DATOS PERSONALES

El  PARQUE RESIDENCIAL TORRES DE CASTILLA, con el objeto de garantizar al titular de los datos personales el pleno ejercicio de sus derechos, se compromete a:

  • Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales. Este derecho se podrá ejercer también, frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.
  • Solicitar prueba de la autorización otorgada el PARQUE RESIDENCIAL TORRES DE CASTILLA para el tratamiento de sus datos personales.
  • Ser informado del uso y tratamiento dado a sus datos personales, previa solicitud elevada a través de los canales de servicio.
  • Revocar la autorización y/o solicitar la supresión de uno a más datos cuando en el tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la autoridad competente haya determinado que en el tratamiento de los datos se ha incurrido en conductas contrarias a la ley y a la Constitución.
  • Presentar ante la autoridad competente quejas por infracciones a lo dispuesto en la ley y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen.
  • Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de tratamiento.

10.5 AUTORIZACIÓN

El PARQUE RESIDENCIAL TORRES DE CASTILLA solicitará a más tardar en la recolección de la información, autorización del titular para el uso y tratamiento de sus datos personales, salvo en los casos exceptuados por la ley19; dicha autorización podrá ser de manera verbal o en documento físico o electrónico.

La recolección, uso y tratamiento de datos sensibles (aquellos que afectan la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación ej. origen racial, religión, adscripción ideológica, etc.) está prohibido, a excepción de los casos señalados por la ley21; cuando el tratamiento sea posible, se deberá:

  • Informar al titular que por tratarse de datos sensibles no está obligado a autorizar su tratamiento.
  • Informar al titular previamente y de forma explícita, los requisitos generales de la autorización para la recolección de cualquier tipo de dato personal, los datos sensibles que serán objeto de tratamiento, y la finalidad del tratamiento, así como obtener del titular su consentimiento expreso.

10.6 REVOCATORIA DE LA AUTORIZACIÓN

El titular de los datos personales podrá en todo momento solicitar al PARQUE RESIDENCIAL TORRES DE CASTILLA la revocatoria de la autorización otorgada, mediante la presentación de un reclamo. La revocatoria de la autorización no procederá cuando el titular tenga un deber legal o contractual de permanecer en la(s) base(s) de datos de la copropiedad.

Si vencido el término legal para atender el reclamo, el PARQUE RESIDENCIAL TORRES DE CASTILLA no ha eliminado los datos personales, el titular tendrá derecho a solicitar a la autoridad competente que ordene la revocatoria de la autorización.

10.7 DERECHO DE ACCESO DE DATOS

 El PARQUE RESIDENCIAL TORRES DE CASTILLA garantiza el derecho de acceso a los datos personales, una vez se haya verificado la identidad del titular, su causahabiente y/o representante, poniendo a disposición de éste, los respectivos datos personales. Para tal efecto se garantiza el establecimiento de medios y mecanismos electrónicos y/o presenciales sencillos y con disponibilidad permanente, los cuales permitan el acceso directo del titular a los datos personales, los cuales serán informados en el Aviso de Privacidad o en el Formato de Autorización para el tratamiento de datos personales.

10.8 PERSONA O GRUPO RESPONSABLE DE LA ATENCIÓN DE PETICIONES, CONSULTAS, RECLAMOS Y DENUNCIAS

Todas las Quejas, Reclamos, Consultas y Denuncias sobre el tratamiento de datos personales se realizarán directamente ante la ADMINISTRACIÓN DE LA COPROPIEDAD, ubicada en la AV Cra 80 No 8c 85 Bogotá, en el teléfono 3123255934 o vía correo electrónico en admontorresdecastilla@gmail.com

10.9 TRATAMIENTO DE DATOS BIOMÉTRICOS CON FINES DE ACCESO Y SEGURIDAD

El PARQUE RESIDENCIAL TORRES DE CASTILLA, en cumplimiento al Régimen General de Protección de Datos Personales, regulado por la Ley 1581 de 2012 artículo 5°, también procede a efectuar la recolección de datos por medios tecnológicos, con el fin de brindar protección a todos los residentes y propietarios pertenecientes a la copropiedad.

Es así, como se hace la recolección de datos biométricos como huellas dactilares y captura de imágenes los cuales son tratados por mecanismos técnicos que permiten reconocer a la persona por sus rasgos únicos e intransferibles. De este modo, ese tipo de datos son catalogados como sensibles dado que el uso indebido de esta información puede generar discriminación, entre otras posibles causas.

De este modo, la copropiedad tiene la obligación de solicitar autorización expresa y voluntaria al titular de la información, cumpliendo con los lineamientos dictados por la Ley y la Superintendencia de Industria y Comercio.

Los Datos biométricos son aquellos datos personales que se refieren a características físicas, fisiológicas o conductuales de una persona que posibiliten o aseguren su identificación única. Los datos biométricos pueden ser:

  • Huella dactilar
  • Reconocimiento facial
  • Reconocimiento de iris
  • Reconocimiento de la geometría de la mano
  • Reconocimiento de retina
  • Reconocimiento vascular
  • Reconocimiento de la firma
  • Reconocimiento de la escritura
  • Reconocimiento de la voz

Los datos biométricos que serán recolectados a través de: sistemas de video vigilancia, registro fotográfico, captura de la huella digital y firma. serán tratados con el único fin de llevar un control de acceso a las instalaciones y procurar la seguridad de visitantes, residentes, propietarios, trabajadores y contratistas.

10.10 TRATAMIENTO DE DATOS A TRAVÉS DE MEDIOS DE VIDEO GRABACIÓN Y/O REGISTRO FOTOGRÁFICO

Siempre solicitaremos autorización al titular para realizar determinado tratamiento a sus datos biométricos (captación, grabación, transmisión, almacenamiento, conservación o reproducción en tiempo real o posterior, entre otros). Reconocemos que la autorización para el uso de la propia imagen no implica la renuncia definitiva del mismo; por lo tanto, la autorización que solicitamos comprende el consentimiento informado no solo acerca del uso de la propia imagen sino sobre las finalidades de éste.

10.11 TRATAMIENTO DE DATOS EN SISTEMAS DE VIDEO VIGILANCIA

El sistema de video vigilancia utilizado en la COPROPIEDAD, es desarrollado y puesto en uso de acuerdo a lo señalado por la Ley 1581 del 2012; por lo tanto, nuestro actuar siempre va encaminado a la protección de los derechos del titular; constatando que aquellos cuentan con la correspondiente autorización para el tratamiento de datos personales que solicitan o de lo contrario, poner al servicio de cada residente o propietario las herramientas necesarias para evitar un tratamiento no autorizado o por fuera de los principios en materia de protección de datos; sin embargo, no nos hacemos responsables por el posible inadecuado tratamiento de datos que otros realicen en calidad de responsables.

La operación de sistemas de video vigilancia en entornos privados puede implicar, en algunos casos, la toma de imágenes en la vía pública, lo cual resulta necesario para alcanzar la finalidad de garantizar la seguridad de bienes y personas en entornos privados. En consecuencia, siempre informamos a los titulares de datos personales que se encuentran en un espacio video vigilado, sea público o privado.

Informamos, que para fines específicos y para garantizar la protección de todos los residentes y propietarios, el PARQUE RESIDENCIAL TORRES DE CASTILLA, graba las sesiones realizadas en la Asamblea General de Copropietarios y las sesiones del Consejo de Administración. Lo anterior, con el fin perseguido de brindar un adecuado manejo de la información, efectuando un tratamiento legítimo en relación con la Constitución y la Ley.

10.12 TARJETAS ELECTRÓNICAS Y CHIP

Con el mismo fin de asegurar protección y tener un control sobre el acceso a la copropiedad, el PARQUE RESIDENCIAL TORRES DE CASTILLA, por medio de datos biométricos y con la autorización expresa y voluntaria del titular, recolecta datos de verificación en las tarjetas electrónicas con chip que posee cada residente y propietario, cumpliendo con lo consignado en la Ley 1581 de 2012 y las demás normas que la modifiquen o adicionen.

Por medio de este sistema, podemos llevar un control eficiente y de calidad, para prevenir siniestros y posibles malas intenciones de persona inescrupulosas, que quieran tener acceso a la copropiedad sin una debida autorización.

10.13 PROCEDIMIENTOS

 10.13.1. Consultas

Todos los Titulares de datos personales, como Usted, podrán consultar la información personal que reposa en nuestras bases de datos a través de solicitud escrita en medio físico a la AV Cra 80 N 8c 85  o al correo electrónico admontorresdecastilla@gmail.com.

Tenga en cuenta que para consultar los datos personales que capturamos de Usted, realice una solicitud anexando la siguiente información: Número de contacto y Copia del documento de identificación y se contestará por escrito en un plazo de 10 días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de recibo de la misma.

10.13.2. Peticiones y Reclamos (Actualizar, rectificar o suprimir y/o revocar autorizaciones)

Como Titular de datos personales, Usted también tiene el derecho a solicitarnos que corrijamos la información que es incorrecta, incompleta, desactualizada o aquella que desee que suprimamos o de la que se revoque la autorización de tratamiento, a través de los mecanismos y canales de comunicación indicados a continuación:

  1. El reclamo lo podrá presentar únicamente el Titular, teniendo en cuenta la información señalada en el artículo 15 de la Ley 1581 de 2012.
  2. Puede hacernos peticiones o reclamos, anexando la siguiente información:
    1. Motivo de su reclamo.
    2. Comunicación escrita sin tachones ni enmendaduras en original firmado y suscrito por el titular y/o por correo electrónico si el titular tiene firma digital certificada por autoridad competente.
    3. Información de contacto.
    4. Copia del documento de identificación legible.
    5. Descripción de la solicitud.
  3. Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos que mantiene el responsable una leyenda que diga “reclamo en trámite” y el motivo del mismo.
  4. La contestación será generada dentro de los 15 días hábiles siguientes a la recepción de la petición o reclamo.

10.14 VIGENCIA Y AVISO DE POSIBLE CAMBIO SUSTANCIAL EN LAS POLÍTICAS DE TRATAMIENTO

La presente Política para el Tratamiento de Datos Personales rige a partir de la fecha de su expedición, se divulgará de manera física en la portería y en la administración de la copropiedad o por los canales oficiales de la copropiedad, y estará sujeto a actualizaciones en la medida en que se modifiquen o se dicten nuevas disposiciones legales sobre la materia. Cuando se cumplan estas condiciones, el PARQUE RESIDENCIAL TORRES DE CASTILLA informará a los titulares de los datos personales, sus causahabientes o representantes, las nuevas medidas dictadas sobre la materia, antes de implementar las nuevas políticas. Además, deberá obtener del titular una nueva autorización cuando el cambio se refiera a la finalidad del tratamiento.

11. MANIFIESTO DE RECEPCIÓN DE INFORMACIÓN

Dando cumplimiento a lo anterior y a lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012, “Por el cual se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales” y de conformidad con lo señalado en el Decreto 1377 de 2013, con la firma de este documento manifiesto que he sido informado por el PARQUE RESIDENCIAL TORRES DE CASTILLA de lo siguiente:

  1. Autorizo de manera libre, voluntaria, previa, explícita, informada e inequívoca a el PARQUE RESIDENCIAL TORRES DE CASTILLA, directamente o a través de sus administradores, empleados, asesores y/o terceros encargados para que en los términos legalmente establecidos realice la recolección, almacenamiento, uso, circulación, supresión y en general, el tratamiento de los datos personales que he procedido a entregar o que entregaré, en virtud de las relaciones que surjan, en desarrollo y ejecución de los fines descritos en el presente documento, y para realizar cualquier operación con fines comerciales, estadísticos y/o de seguridad que tenga una finalidad lícita, en el marco de la recolección, almacenamiento, uso, circulación, supresión, transferencia y transmisión de los datos.
  2. Los derechos como titular de los datos son los previstos en la Constitución y la ley, especialmente el derecho a conocer, actualizar, rectificar y suprimir mi información personal, así como el derecho a revocar el consentimiento otorgado para el tratamiento de datos personales.
  3. La presente autorización, se hace con el fin de adelantar el tratamiento a los datos personales depositados, los cuales se extienden hasta la totalidad de tiempo en el que puedan llegar a consolidarse el vínculo poseído entre PARQUE RESIDENCIAL TORRES DE CASTILLA y sus residentes, o este persista por cualquier circunstancia con PARQUE RESIDENCIAL TORRES DE CASTILLA, y con posterioridad al finiquito del mismo, siempre que tal tratamiento se encuentre relacionado con las finalidades para las cuales los datos personales, fueron inicialmente suministrados.
  4. En ese sentido, declaro conocer que los datos personales objeto de tratamiento, serán utilizados específicamente para las finalidades derivadas de la relación poseída entre la PARQUE RESIDENCIAL TORRES DE CASTILLA y mi persona como propietario, residente, empleado, contratista, visitante de la copropiedad, que se basa en relaciones administrativas, incluyendo servicios de auditoría, contabilidad, impuestos, asesoría y legales, archivo y procesamiento de la información, reporte ante autoridades administrativas, laborales, fiscales o judiciales, cumplimiento de obligaciones legales o contractuales con terceros, el cumplimiento de las políticas internas de la copropiedad, la administración de sus sistemas de información y comunicaciones, la generación de copias y archivos de seguridad de la información, digital y/o física de la información proporcionada.
  5. PARQUE RESIDENCIAL TORRES DE CASTILLA, garantizará la confidencialidad, libertad, seguridad, veracidad, transparencia, acceso y circulación restringida de los datos suministrados y se reservará el derecho de modificar su Política de Tratamiento de Datos Personales en cualquier momento. Cualquier cambio será informado y publicado oportunamente en la página web.
  6. Manifestó que conozco el carácter facultativo de entregar o no a el PARQUE RESIDENCIAL TORRES DE CASTILLA datos sensibles, entendiéndose estos como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los relativos a la salud, a la vida sexual y a los datos biométricos. Por lo anterior, autorizo expresamente para que se lleve a cabo el tratamiento de los datos sensibles pertenecientes a mi persona.
  7. Manifiesto que reconozco y acepto que el Tratamiento de los Datos Personales efectuados fuera del territorio colombiano puede regirse para algunos efectos por leyes extranjeras. Por consiguiente, autorizo la transferencia nacional e internacional de dichos datos, incluidos los sensibles, para las finalidades y en los términos de este documento.
  8. Der igual forma, declaro que me han sido informados y conozco los derechos que el ordenamiento legal y la jurisprudencia me conceden como titular de los datos personales y que incluyen entre otras prerrogativas las que a continuación se relacionan: (i) Conocer, actualizar y rectificar datos personales frente a los responsables o encargados del tratamiento. Este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado; (ii) solicitar prueba de la autorización otorgada al responsable del tratamiento salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el tratamiento; (iii) ser informado por el responsable del tratamiento o el encargado del tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a mis datos personales; (iv) presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones al régimen de protección de datos personales; (v) revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato personal cuando en el tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales, (vi) acceder en forma gratuita a mis datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.
  9. Manifiesto igualmente, que autorizo que mis datos sean recolectados y utilizados para fines de revisión, inspección, control y vigilancia por parte de la administración y Concejo de Administración del PARQUE RESIDENCIAL TORRES DE CASTILLA, y que así mismo, teniendo en cuenta el derecho de inspección del que como propietario y/o residente puedo ejercer, expreso que respetaré los plazos fijados por la legislación colombiana para que dicha inspección se efectué, teniendo en cuenta lo estipulado en la Ley 675 de 2001, obteniendo la facultad para inspeccionar los siguientes documentos:
    • Libros contables
    • Un estado de situación financiera a la fecha sobre la que se informa
    • Un estado de cambios en el patrimonio del periodo sobre el que se informa
    • Un estado de flujos de efectivo del periodo sobre el que se informa; y
    • (e)Notas, que incluyan un resumen de las políticas contables significativas y otra información explicativa. ‘
    • Y documentos de la copropiedad como las Actas celebradas en la Asamblea General de Copropietarios (Concepto 570 de 2017, Concejo Técnico de Contadores Públicos.)
      Lo anterior, requiriéndolo dentro del término de 15 días hábiles antes de la realización de la asamblea en la que se aprobaran los estados financieros; sin entorpecer la labor de los administradores, no pudiendo requerir este derecho, en cualquier momento, cuando, por cuestiones personales poseo el deseo de inspeccionar toda clase de documentos, sin previo aviso o sin un interés de fondo, constatando que por la protección al Habeas Data por los datos que se posee en los documentos solicitados, no puedo requerir copia sobre los mismos.

      Seguidamente, declaro conocer lo concernido en la Sentencia T-317 de 2019 emitida por la Honorable Corte Constitucional, quien indica que:

    • “El derecho de inspección sólo puede ejercerse en las oficinas de la administración que funcionen en el domicilio principal de la sociedad; 
    • Debe desarrollarse evitando entorpecer el desarrollo normal de las actividades de la empresa”
  10. Teniendo en cuenta lo anterior, autorizo de manera voluntaria, previa, explícita, informada e inequívoca a EL PARQUE RESIDENCIAL TORRES DE CASTILLA para tratar mis datos personales, de acuerdo con su Política de Tratamiento de Datos Personales para los fines relacionados con su objeto y en especial para fines legales, contractuales, misionales descritos en la Política de Tratamiento de Datos Personales de EL PARQUE RESIDENCIAL TORRES DE CASTILLA
  11. La información obtenida para el Tratamiento de los datos personales suministrados por mí, la he suministrado de forma voluntaria y es verídica.

12. AVISO GENERAL

AVISO GENERAL De acuerdo con lo establecido en ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013, el PARQUE RESIDENCIAL TORRES DE CASTILLA, entidad privada sin ánimo de lucro debidamente registrada de acuerdo con las normas vigentes en Colombia, identificada con NIT 900.542.465-1 , domiciliado en la AV Cra 80 N 8c 85 de Bogotá D.C., email: admontorresdecastilla@gmail.com; Teléfono: 3123255934; informa que a la fecha ha recolectado y procesado datos personales de terceros para asuntos inherentes al ejercicio de la administración y seguridad de la copropiedad. Estos datos incluyen identificación, contacto, correo electrónico, información corporativa de terceros, fotos y videos, entre otros.

Con el propósito de continuar con el tratamiento de datos personales de conformidad con la legislación, el PARQUE RESIDENCIAL TORRES DE CASTILLA, ha establecido una Política de Tratamiento de Datos Personales, en la cual los titulares podrán encontrar los derechos que les asisten y los procedimientos para ejercerlos, documentos que podrá consultar solicitándolos por correo electrónico o físicamente en la oficina de administración.

 En caso de no estar de acuerdo con el tratamiento de datos personales, el titular podrá solicitar, en cualquier momento, su corrección, actualización o eliminación siguiendo el procedimiento de PQRS (PROCEDIMIENTOS PARA PREGUNTAS, QUEJAS, RECLAMOS Y SUGERENCIAS – PQRS), el cual podrá depositar en el buzón físico ubicado en la oficina de administración o enviar al correo electrónico admontorresdecastilla@gmail.com (adjuntando toda la información que debe tener un PQRS).

Representante legal 

CLAUDIA MARCELA ZAMORA GUABA
C.C. No. 1.030.548.149