CdC, Manual de Procedimiento

Torres de Castilla, Parque Residencial P.H.

Manual de procedimientos, guía de buenas prácticas y reglamento del Comité de Convivencia.

En el contexto de la propiedad horizontal en Colombia el Comité de Convivencia, en adelante (CdC) es un órgano de constitución estatutaria. Para el caso de la copropiedad su creación surge del Reglamento de Propiedad Horizontal y de la voluntad de los mismos copropietarios.

Documentos Fuente

Para efectos de funcionamiento los del quehacer del CdC serán:

• Código Nacional de Seguridad y Convivencia Ciudadana, Ley 1801 de 2016
• Reglamento de Propiedad Horizontal de la copropiedad
• Manual de Convivencia de la copropiedad (en proceso de creación)

Espíritu del Comité de Convivencia

El espíritu de este CdC es el de mediar para dirimir. El CdC no critica, no juzga, no condena. El CdC no sanciona ni aprueba multas.

Objetivos de Mediación

Los objetivos de la mediación son:

• Dar solución a las controversias o conflictos que surgen con ocasión de la vida y convivencia entre las personas, vistas estas como propietarias, residentes, administradoras y el Consejo de Administración de la copropiedad.
• Fortalecer las relaciones de vecindad.
• Emitir conceptos para que la Administración y el Consejo de Administración tengan herramientas para aplicar sanciones y mejorar en el establecimiento de mecanismos de control.

Idoneidad, Conformación y Estructuración

Las reglas básicas de este CdC son:

• Debe estar conformado por un número plural e impar de copropietarios.
• La participación en el comité depende de la elección por parte de la asamblea de copropietarios.
• El periodo funcional de los participantes será de un año contado desde su elección en la Asamblea de copropietarios hasta la Asamblea siguiente.
• No se atienden asuntos de carácter económico.
• Para quienes lo integren, su participación no genera ningún tipo de remuneración por su labor.
• El CdC obrará en total transparencia con la comunidad. Todas las actividades son públicas y el acceso a los archivos será libre para cualquier copropietario debidamente acreditado y autorizado.
• A una persona del CdC le será encomendada la misión de secretaría.

Manual de Procedimiento y Conducto Regular

Para una sana dinámica se establece lo siguiente:

1. Para hacer efectivo lo aquí descrito, en el CdC se creará la figura de “Secretaría del CdC” la cual será llevada por cualquier integrante válido del CdC que acepte la encomienda de esta labor.
2. Para el funcionamiento del CdC se creará la dirección de correo electrónico: cdc.torresdecastilla@gmail.com Esta cuenta estará bajo la custodia de la secretaría del CdC y tendrá como opción de recuperación el correo electrónico de la administración.
3. Para cualquier efecto, ante cualquier situación presentada al CdC se entenderá que hay dos actores, por un lado una persona que denuncia una situación por la cual se siente incómoda, afectada o agraviada (persona solicitante) y de otro lado aquella que es solicitada por una situación de convivencia (persona objeto de reclamación) en adelante (las partes afectadas). En ambos casos existe posibilidad de pluralidad.
4. Con base en lo anterior, aquel que en la copropiedad se sienta afectado por alguna situación manifiesta en los documentos fuente, presentará la situación por escrito a título de PQR utilizando para ello el Formulario de Solicitud de Mediación al CdC (FSM) disponible en el siguiente vínculo: Ir al formulario
5. El diligenciamiento del Formulario de Solicitud de Mediación automáticamente generará dos eventos.
   1. Llenará automáticamente los campos correspondientes en la hoja de Google Sheets: “TdC, CdC, Formulario de solicitud de mediación (Respuestas)“.
   2. Creará una alerta de correo electrónico que notificará al correo electrónico del CdC con la novedad.
6. Para cada novedad la Secretaría del CdC hará una revisión de la hoja de Google Sheets: TdC, CdC, Formulario de solicitud de mediación (Respuestas), teniendo en cuenta que deben estar incluidos todos los datos obligatorios del formulario y que se ha aceptado el tratamiento de datos personales. Del mismo modo, debe estar incluida la mayor cantidad de datos de contacto relativos a la persona objeto de la reclamación y de manera opcional, evidencias de la situación presentada.
7. Cumplido el paso anterior, la secretaría del CdC evaluará la situación y de ser válida en términos de fuero, claridad y pertinencia, como signo de aceptación tomará los datos de la hoja de Google Sheets: TdC, CdC, Formulario de solicitud de mediación (Respuestas) y con ellas llenará la hoja de Google Sheets: TdC, CdC, Bitácora
8. Acto seguido se informará a las partes afectadas y a la administración con un número de seguimiento.
9. Una vez creado el caso, según la agenda disponible, el CdC sesionará dando lectura de la situación objeto de la reclamación y a partir de ello realizará un análisis.
10. Producto del análisis resultarán como posibles situaciones, las siguientes:
    1. Cuando la situación objeto de la reclamación sea lo suficientemente clara, no haya diferencia de criterio entre los integrantes del CdC y no haya lugar a objeciones, se emitirá concepto escrito dirigido a la administración con copia a las partes afectadas.
    2. Cuando la situación objeto de la reclamación genere una situación que no sea lo suficientemente clara para el CdC, o que su análisis genere una diferencia de criterio, según sea el caso, se invitará a reunión a la persona solicitante, a la persona objeto de reclamación o a ambas partes. El objetivo de estas reuniones será el de aclarar las posibles dudas del CdC y tratar de dirimir en primera instancia las posibles situaciones.
11. Para la participación en las reuniones las partes afectadas deberán haber realizado lectura del Reglamento de Propiedad Horizontal y aceptado los términos y condiciones del CdC.
12. Una vez cumplidos estos pasos se emitirá concepto informativo dirigido a las partes afectadas, al Consejo de Administración y a la Administración. Cumplido esto el caso será cerrado.
13. Al Consejo de Administración le llegarán los conceptos que no hayan sido conciliados y en las reuniones de cada mes, dispondrá de un espacio para emitir multas y sanciones las cuales canalizará a la Administración.
14. Superado el paso por el Consejo de Administración, la Administración emitirá las multas correspondientes las cuales serán cargadas a las cuentas x pagar del apartamento en cuestión.

Buenas Prácticas

Como equipo de trabajo los integrantes del CdC establecen las siguientes:

• En ningún momento estará permitido expresar juicios de valor y/o acusaciones directas hacia las partes afectadas.
• Se evitará al máximo realizar discusiones de criterio en presencia de las partes afectadas.
• En cuanto a vocabulario, se evitarán el uso de lenguaje procaz así como de cualquier tipo de metáforas que impliquen sexismos o discriminación de cualquier tipo.
• Como mediadores, en cuanto a los mecanismos de expresión se evitarán las expresiones que indiquen instigación moral. Ej: “La gente tiene que…” “Un buen vecino debe hacer…” “Una persona de bien, procede…”.
• En cuanto al tono de voz se utilizará un tono neutro que apacigüe los ánimos e invite a la cordialidad. Bajo ninguna circunstancia está permitido levantar la voz.
• Dado que constitucionalmente, Colombia es un estado laico, no está permitido el uso de invocaciones y/o manifestaciones religiosas.
• No está permitida ninguna agresión hacia las partes afectadas.

Inhabilidades para Sesionar

Casos en que un participante del CdC no puede sesionar:

• Cuando exista conflicto de intereses. Por ejemplo: una de las partes afectadas es un familiar de un integrante electo y en periodo de ejercicio en el Comité de Convivencia.
• Cuando el participante del CdC es una de las partes afectadas.

Versión de este documento

Este es un documento en progreso iniciado como proyecto de creación colectiva del Comité de Convivencia de la copropiedad. Versión 1.0 (última actualización 27jun2024)